الأرشفة الإلكترونية
تعريف وفهرسة وتخزين الوثائق في مخزن بيانات والوصول إليها بسرعة فائقة وأقل تكلفة لاسترجاعها.
أهم الإعـدادات:
- تصميم شجرة الأرشفة بمستوياتها المتعددة.
- تصميم الحقول التعريفية للوثائق لاستيعاب بياناتها.
- بناء تصنيفات إضافية لتوسيع خيارات البحث في الوثائق.
- توزيع قوالب البحث وفق صلاحيات المستخدمين.
- إضافة صلاحيات المجموعات الوظيفية للمستخدمين داخل المنشأة.
أهم وظائفه:
- فهرسة وتخزين الوثائق في مخزن البيانات من مصادرها المتعددة.
- الوصول للوثائق بخيارات البحث وفق صلاحيات المستخدمين.
- استعراض الوثيقة لطباعتها أو إرسالها أو تعديل بياناتها.
أهم مميزاته:
- تنظيم الوثائق وتصنيفها والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم.
- سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدالة والصلاحيات الممنوحة.
- الحصول على تقارير تفصيلية للوثائق ورقابية للمستخدمين.
- حفظ نسخة احتياطية لكامل محتوى وثائق الأرشفة.
- اعتماد آلية ديناميكية في استرجاع الوثائق لتحقيق سرعة استعراضها.